Hybride Veranstaltung – was ist das?

Hybride Veranstaltung

Event-Planung der Zukunft: Hybride Veranstaltungen

Wir haben aktuell erste Veränderungen in der Veranstaltungslandschaft durch die Corona-Pandemie beobachtet. Hier informieren wir Sie, warum dieser Entwicklungen Anpassungen bei der Planung Ihrer Veranstaltung unbedingt notwendig erscheinen lässt. Denn die Zukunft ist die hybride Veranstaltung oder der hybride Event.

Diese Themen erläutern wir im folgenden Artikel:

  1. Veränderungen in der Event-Welt
  2. Was ist der Unterschied zwischen Präsenz- und Hybrider Veranstaltung?
  3. Welche Vorteile haben Hybride Veranstaltungen?
  4. Aktuelle Trends
  5. Wohin geht die Veranstaltungs-Strategie?
  6. Ökonomische Vorteile hybrider Veranstaltungen
  7. Ökologische Vorteile
  8. Welche Konsequenzen ergeben sich? 

1. Veränderungen in der Veranstaltungs-Welt

Die Veranstaltungs-Welt ist aktuell von einer Reihe von Veränderungen betroffen: digitale Trends bei der Wissensvermittlung, Veränderung von Veranstaltungsformaten, Anpassung an gesunkene Aussteller- und Besucherzahlen. Viele Events haben sich schon auf die geänderten Rahmenbedingungen eingestellt. Weitere Formate werden sich darauf einstellen müssen und sich mit dem Thema „Hybride Veranstaltung“ auseinandersetzen.

2. Was ist der Unterschied zwischen Präsenz- und Hybrider Veranstaltung?

Viele Unternehmen und Organisationen planen bereits die kommende Zeit – und Hybride Veranstaltungen sind ein Element, auf die sie schon bald achten müssen.

Eine Hybride Veranstaltung ist ein Event, das sowohl physisch als auch digital sein kann. Der Unterschied zwischen einem Hybrid Event und einem klassischen Event besteht darin, dass die physische Präsenz eines Hybrid Events auch digitalisiert wird, während die digitale Präsenz eines Hybrid Events auch physische Elemente beinhalten kann.

Veranstaltungsinhalte, wie Ausstellung und Wissensvermittlung, können bei hybriden Veranstaltungen auch in unterschiedlichen Formaten umgesetzt werden.

3. Welche Vorteile haben Hybride Veranstaltungen?

Hybrid-Veranstaltungen haben viele Vorteile, die Sie als Veranstalter nicht verpassen sollten.

Es ist Zeit, den Event-Modus von tradionellen und digitalen Veranstaltungen zu ändern. Viele Veranstalter entscheiden sich heutzutage für Hybrid-Veranstaltungen, um die Anzahl der Besucher zu steigern, die Interaktion zu erhöhen, sowie um zusätzlichen Anreiz zu liefern.

Hybrid-Veranstaltungen bieten mehrere Vorteile, die Sie als Veranstalter nicht verpassen sollten:

  • Sie erhalten genügend Zeit für die Vor- und Nachbereitung
  • Sie profitieren dennoch von den Vorteilen von klassischen Konferenzformaten
  • Sie erschließen sich zusätzliche Besucher und Aussteller
  • Sie profitieren von neuen Ideen und erreichen neue Zielgruppen
  • Sie erhalten mehr Interaktion
4. Aktuelle Trends für eine hybride Veranstaltung

Hybride Events sind in den letzten Jahren angekommen und profitieren von der Veränderung der Geschäftsmodelle und der Erkenntnis, dass die mediale Welt neue Möglichkeiten für Veranstaltungen bietet. Viele Events folgen in diesem Jahr dem Trend hin zu einer Mischung aus Online- und Offline-Umgebung, aus Show und Konferenz, Live und Livestream.

Hybride Veranstaltungen sind die optimale Lösung für Veranstalter, die nicht nur den Status Quo im Marketing aufrechterhalten wollen, sondern nach neuen Strategien suchen, um innovativer und nachhaltiger zu sein.

5. Wohin geht die Veranstaltungs-Strategie?

Hybride Veranstaltungen sind die Zukunft – zumindest wenn es um Konzepte geht. Bei den entscheidenden Veranstaltungen der Zukunft rückt der Lösungsansatz für den Kunden in den Vordergrund, nicht die Veranstaltung selbst. Die Top-Veranstalter von heute sind diejenigen, die bereits heute wissen, wohin die Party geht und antizipieren was digitales Marketing für ihr Format bedeutet.

Veranstalter haben heute durch die Digitalisierung mehr Marketinginstrumente zur Verfügung, um die Besucher in ihren Veranstaltungen zu erreichen. Die Veranstaltungsstrategie steht unter Druck durch die zunehmende Konkurrenz. Die neue Herausforderung ist es, die Besucher für die Aussteller oder Vortragenden zu erreichen, zu gewinnen, zu binden und dauerhaft zu halten.

6. Ökonomische Vorteile hybrider Veranstaltungen

Die Digitalisierung der Eventwelt hat in den letzten Jahren einen gewaltigen Sprung gemacht: Heute können potentielle Teilnehmer von Events einfach und bequem über ihr Smartphone oder Tablet Tickets für den Event kaufen, Informationen abrufen oder sich Streams der Veranstaltung anschauen. So haben Sie immer die neuesten Ergebnisse und laufende Updates zur Veranstaltung in Ihrer Tasche.

Die Möglichkeiten, welche die Digitalisierung für Events bietet, gehen aber noch weiter! Denn nun können Sie – mit einer hybriden Veranstaltung – Teilnehmer aus der ganzen Welt willkommen heißen. Es müssen keine Hürden aus Zeit- und Geldaufwand mehr überwunden werden, um internationale Gäste zu gewinnen.

7. Ökologische Vorteile für hybride Veranstaltungen

Das digitale Zeitalter hat die globale Ökonomie völlig verändert. So verstehen es Veranstalter von hybriden Events inzwischen, wie wichtig es ist, innovative Ideen in ihre Events einzubauen. Um diesen Anforderungen zu entsprechen, müssen sie auch die ökologischen Aspekte ihrer Veranstaltungen überdenken. In Zeiten von Klimawandel und zunehmendem Ressourcenverbrauch, geht es für Veranstalter um den richtigen Umgang mit den vielfältigen Planungsoptionen von Events. Die Welt ist auf eine neue digitale Infrastruktur angewiesen. Unsere Entwicklung der letzten Jahre hat nicht nur zur Folge, dass wir zu weit entfernten Quellen unserer Lebensmittel, Möbel und Baumaterialien greifen, sondern auch, dass die alltägliche Erfahrung des Event-Erlebnisses sich in Richtung Virtual-Reality und E-Commerce verlagert. Wir sind an einem Punkt angelangt, an dem wir auf unsere Erfahrungen aus der Vergangenheit zurückgreifen und über die Zukunft von Events, Eventplanung und Veranstaltungsentwicklung ernsthaft nachdenken müssen.

8. Welche Konsequenzen ergeben sich für eine hybride Veranstaltung? 

Hybride Events – also Events, die sowohl Online- als auch Offline-Bestandteil haben – sind im Trend. Doch was bedeuten sie tatsächlich für das Team, das ein solches Event veranstaltet oder für Agenturen, die solche Events managen? Immer mehr Veranstalter entscheiden sich zu einer Kombination aus Online- und Offline-Veranstaltungen. 

Die größte Herausforderung bei der Kombination besteht in der Kommunikation und Abwägung welche Elemente in welchem Format abgebildet werden. Um diese Herausforderung zu meistern, bedarf es einer sinnvollen Analyse der der zukünftigen Bedürfnisse und Mehrwerte, die sich für die Teilnehmer darstellen lassen.


Auf Fairsnext, der Plattform für virtuelle und hybride Events, können Kompetenzen für Präsenz- und Digital bzw. für Online- und Offline gebündelt werden.

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Lesen Sie auch unseren Artikel zum Thema „Virtuelle Messe Plattform“

5 Top-Gründe, eine virtuelle Messe Plattform zu verwenden:

Fairsnext Virtuelle Messehalle
Events auf einer virtuellen Messe Plattform sind die Zukunft der Messe-Branche. Tausende von Ausstellern und Besuchern haben bereits auf diesem Weg eine virtuelle Messe besucht. Warum also nicht eine Virtuelle Messe Plattform nutzen?

Die folgenden Gründe sollten Sie dazu bewegen, sich mit einer virtuellen Messe Plattform auseinanderzusetzen:

  1. Sparen Sie Zeit und Geld.
    Keine Kosten für Reisezeiten und Übernachtungskosten. Die fallen bei einer virtuellen Messe komplett weg. Ein physischer Stand muss nicht gebaut oder angemietet werden. Für die Mitarbeiter ist es deutlich komfortabler und weniger zeitaufwändig.
  2. Erreichen Sie ein größeres Publikum.
    Zur Teilnahme reicht ein normalen Computer oder ein Mobilgerät und eine ausreichende Internet-Verbindung. Fast jeder kann damit über die virtuelle Messe Plattform teilnehmen. Egal ob aus dem Office, von Zuhause oder unterwegs.
  3. Sie benötigen keine Ausstellungsflächen.
    Es sind keine realen Hallenflächen notwendig auf einer virtuellen Messe-Plattform. Dadurch ist es nicht nur viel günstiger sondern die Veranstaltung kann auch unbefristet stattfinden oder der als ganzjährige Themenplattform genutzt werden.
  4. Problemlos die Messe auf andere Länder und Zeitzonen ausdehnen.
    Ansprechpartner unterschiedlicher Länder können auch zu unterschiedlichen Zeiten „präsent“ sein. Damit lassen sich verschieden Zeitzonen in einer Veranstaltung abbilden.
  5. Analysieren Sie den Messe-Erfolg in Echtzeit.
    Durch die digitale Umsetzung kann das Verhalten der Besucher auf der virtuellen Messe Plattform sehr genau analysiert werden. Und das in Echtzeit!

Wir hoffen, dass Sie nun einen besseren Einblick in die Funktionsweise einer virtuellen Messe Plattform bekommen haben.

  • Mit unserer Plattform Fairsnext für virtuelle Messen und Events vermeiden Sie Investitionen in zusätzliche physische Kommunikationskanäle.
  • Fairsnext ist eine neuartige, innovative und disruptive Lösung zum Erzeugen von digitalen Messen und Events.
  • Sie erhöhen Sie die Kundenbindung mit unserer Plattform.

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Hier ein paar Reaktionen und Fazits zu Veranstaltungen unserer Kunden auf unserer virtuellen Messe Plattform:

    1. StB-Expo

    2. METAV digital

    3. ProFACHHANDEL

    4. Internationale Lederwaren Messe (ILM)

    5. ALTENPFLEGE (Leitmesse der Pflegewirtschaft)

Zukunft der Präsenzmesse?

Präsenz Messe
Welche Herausforderungen machen die Zukunft von Messen aus?

Natürlich wird es auch nach Corona Messen, Events und andere Veranstaltungen wieder in der gleichen Form wie davor geben. Na ja, vielleicht nicht komplett. Durch die Zwangspause haben wir auch gelernt, welche Vorteile sich durch die digitale Welt ergeben können. Und dann ist es an der Zeit, herauszufinden und zu definieren, wie man aus beiden Welten das Beste gewinnen kann. Leider gibt es dafür noch keine Ideal-Lösung. Denn diese Formate müssen erst erdacht, ausprobiert und evaluiert werden. Doch eins ist klar, die Welt ist eine andere. Und so, wie wir uns an Autos, die sich autonom bewegen, gewöhnen müssen (oder besser dürfen), werden sich auch neue Formate im Eventbereich herauskristallisieren und etablieren. Die typische Präsenzmesse der letzten Jahre mit immer teuerer werdenden Flächen, unzähligen parallel stattfindenden Vorträgen, zahlreichen Themenbereichen, Messefernsehen, -Radio, -Zeitung, usw. kann nicht das Ende der Entwicklung sein. Es wird auch niemand verneinen, dass man die Vorzüge von Home-Office nach Corona verschwinden lassen wird. Lassen wir uns überraschen, was unsere Kreativität hier für hybride Event-Formate in der Zukunft bringen wird.
Mit Fairsnext ist eine hybride Umsetzung auf Augenhöhe möglich.

Hybride Messe – Eine dauerhafte Alternative für Aussteller

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Der Fairsnext Messe Companion als digitaler Begleiter bei hybriden Messeformaten.

Die Pandemie hat die klassische Messe wie wir sie bisher kennen zum Erliegen gebrachtEine neue Perspektive sind hybride Messen. Bislang dienen digitale Veranstaltungen als eine Art ErsatzAktuell werden vor allem hybride Messekonzepte als Erweiterung zur physischen Messe angesehen. Das bestätigt auch eine Umfrage der AUMADarin heißt es, dass knapp 48% der Mitglieder zukünftig zwar auf reale Messen setzen werdenferner aber auch digitale Ergänzungen nutzen möchten. 

 

Doch wie geht Messe hybrid 

Unser mobiler Messe Companion macht’s möglich. 


Kein 
Messestand beim physischen Teil der Veranstaltung, kein Problem. Mit dem Messe Companion können Unternehmen rein virtuell an einer hybriden Messe teilnehmen. 

 
Informationen zu neuen Produkten können mit der mobilen Schnittstelle vermittelt sowie Kundenkontakte geknüpft und aufrechterhalten werden. Auch kann ein virtueller Messestand als Erweiterung mit dem Konzept der mobilen Schnittstelle verknüpft werden. Die Idee eines digitalen Messestandes in Form eines i-Frames als Integration auf der eigenen Unternehmens-Webseite ermöglicht es Ausstellern ihre Interessenten wie auch Besucher der Messe zu Ihrer persönlichen Online Präsenz einzuladen. Das funktioniert auch für reine Hausmessen. 


Die
se bislang einzigartige Kombination, die Fairsnext mit dem Messe Companion entwickelt hat, stellt einen Problemlöser für die deutsche Messewirtschaft dar. Vor allem auch unter den Gesichtspunkten der Internationalität. Durch unseren Messe Companion und die virtuelle Erweiterung des Messestandes in 3D kann der internationale Messehub Deutschland zukünftig erhalten bleiben. Ein weiteres Plus ist, dass Unternehmens-Webseiten durch das längere Verweilen auf der 3D-angereicherten Web-Pagepositiv von Google bewertet werden – doppeltes Win-Win 
 
Die Zahlen der AUMA Umfrage zu dem Thema zeigen darüber hinaus, dass rund 21% der Unternehmen den virtuellen Messeauftritte auch dauerhaft als ernsthafte Alternative und nicht nur als reinen Ersatz zur klassischen Messe ansehen. Unsere Meinung dazu steht: Die Zukunft der Messewelt ist eindeutig hybrid.  

 

Was kostet ein virtueller Messestand?

Virtueller Messestand im Browser

Die Kostenfrage lässt sich wie immer nicht pauschal beantworten. Fairsnext bietet verschiedene Standtypen, -Größen sowie -Templates für virtuelle Messestände an – die Kosten variieren. Neben den Standard 3D-Messeständen zu einem festen monatlichen oder jährlichen Preis, können auch individuelle Stände, sogenannte Custom Stände beauftragt und gebaut werden. Handelt es sich um einen virtuellen Messestand für Ihre Unternehmenswebsite oder um einen digitalen Messestand, der in unserer Messeumgebung als reine Hausmesse integriert wird, ist die Frage nach dem Preis simple – es gibt keine versteckten Kosten. Sollten Sie jedoch als Aussteller an einer digitalen Messeveranstaltung teilnehmen wollen, erfragen Sie die Kosten für den virtuellen Messestand direkt beim Veranstalter.  

5 Tipps wie Ihre virtuelle Messe zum Erfolg wird.

Fairsnext Virtuelle Messe in 3D

Diese Regeln sollten Messeprofis bei der Planung von virtuellen Messen beachten.

Fairsnext ist überzeugt, dass im MICE Bereich zukünftig virtuell das neue klassisch ergänzt. Aus dieser Vision heraus arbeiten wir aktiv an hybriden Messelösungen.

Virtuelle Messen erfordern aber auch eine differenzierte Form der Vorbereitung. Nur logisch also, dass auch Hochschulen die Ausbildung im Bereich Messe- und Eventmanagement umstellen. Dabei steht die Konzeption hybrider und digitaler Veranstaltungsformat im Fokus der Lehrbetriebe. Wie kann Messe virtuell also funktionieren?

Tipp 1: SMART(E) Ziele setzen.

Den meisten Messeveranstaltern ist das virtuelle Messekonzept immer noch fremd. Menschen in Person zusammenzubringen ist die präferierte und vertraute Option. Es fehlt demnach an messbaren und vergleichbaren Erfolgsfaktoren für digitale Formate. Die SMART-Methode kann helfen klare, messbare und vor allem realistische Ziele zu formulieren.

Tipp 2: Mit moderner Technik an den Start gehen.

Mit einem Ackergaul beim Pferdrennen antreten? Die Erfolgsaussichten sind dabei nicht die Gleichen. Genauso verhält es sich, wenn man bei einer virtuellen Messe mit einem uralten Rechner partizipieren möchte. Displaygrößen, Darstellungs- und Rechenleistung und eine stabile Netzverbindung geben den Spielraum der virtuellen Messe vor.

Tipp 3: Gezielt zwei menschliche Sinne ansprechen.

Die Wahrnehmung beschränkt sich bei virtuellen Veranstaltungen auf Sehen und Hören. Die Markenwahrnehmung wird in der 3D Messeumgebung durch eine gute Text-Bild-Sprache am Stand gestärkt. Ein begleitendes Rahmenprogramm in Form von Konferenzen, Vorträgen und Livestreams kann zusätzlich die Engagement Rate der Teilnehmer erhöhen.

Tipp 4: Spontan neue Kontakte knüpfen? Auf virtuellen Messen eher nicht.

Die digitale Welt sieht andere Regeln für Networking vor. Vertrauen ist wichtig für Geschäftsanbahnungen. Doch wie kann Vertrauen im Vorfeld zum Event aufgebaut werden? Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg. Nähe schaffen themenspezifische Gruppenchats und -räume sowie gemeinsame Interessen. Der Match-Score ist ein wichtiger Indikator, um potenzielle Gesprächspartner- und Themen zu identifizieren.

Tipp 5: Langeweile mit Gamification umgehen.

In der digitalen Welt endet der Messebesuch mit nur einem Klick. Gamification sorgt für mehr Aufmerksamkeit unter den Teilnehmern und hält sie in einem stetigen Erlebnisfluss. Eine virtuelle Schnitzeljagd beispielsweise bedient erfolgreich die Urantriebe des menschlichen Verhaltens: Wünsche und Bedürfnisse, die sich um Status, Leistung und Belohnung drehen werden dabei befriedigt.

Die Top 3 Gefahren bei der Planung einer virtuellen Messe

Fairsnext Virtuelle Messehalle

Die digitalen Stolpersteine auf dem Weg zu einer erfolgreichen Messe.

Gefahr 1: Stell Dir vor es ist Messe, aber keiner geht hin.

Das Event wurde in Perfektion geplant, die Stände sind konfiguriert, das Vertriebsteam steht bereit. Doof nur, wenn keiner kommt. Wie kann das sein? Marketingmaßnahmen im Vorfeld sind wichtig. Teilnehmer kommen nicht automatisch zu dem virtuellen Format einer vormals rein physischen Messe. Oftmals fehlt die Kenntnis über das virtuelle Event oder aber die Skepsis überwiegt. Bedenken können jedoch durch eine konsistente Kommunikationsstrategie aus dem Weg geräumt werden. Zur Etablierung von neuen Konzepten braucht es Aufklärung und Vertrauen.

Gefahr 2: Die Hard- und Software der Teilnehmer erfüllen nicht die technischen Voraussetzungen.

Es ist wichtig die Besucher der Messe im Vorfeld über die technischen Voraussetzungen zu informieren. Fairsnext bietet hierfür einen kostenlosen Systemcheck an. Bereits vor Messestart sollte geprüft werden, ob das System startklar für einen virtuellen Messebesuch in 3D ist. So kommt es erst gar nicht zu Frustration und Ablehnung des neuen Messeformats.

Gefahr 3: Die Messehalle wirkt wie eine Geisterstadt.

Wunderschöne Messestände in 3D, unzählige Funktionen, aber weit und breit keine anderen Teilnehmer zu sehen? Die klassische Messe lebt vom zufälligen Aufeinandertreffen, Netzwerken und der einen oder anderen Standparty. Obwohl digitales Networking anders funktioniert, erfüllt es dennoch den Zweck der Leadgenerierung, des Austausches und der Geschäftsanbahnung. Der Match-Score ist hierfür ein guter Indikator. Themenspezifische Räume und Gruppenchats können den Austausch unter den Besuchern fördern. Ein Rahmenprogramm mit Vorträgen, Livestreams und Gamification lässt den virtuellen Messebesuch zudem zu einem Erlebnisfluss werden. Das Spannende an der digitalen Welt ist, dass sich hinter jedem Klick eine neue Welt und damit die Chance auf einen lukrativen Kontakt versteckt. Daher ist das Konzept zur Messeveranstaltung wichtiger denn je und lebt vor allem von Kreativität.

Vortrag im Marketingclub

Vortrag Marketingclub Stuttgart-Heilbronn

Am 26. April war Erich Wolf eingeladen vom Marketingclub Stuttgart-Heilbronn einen Vortrag zum Thema „virtuelle Messe“ online zu halten.
Deutschland ist Weltmarktführer der globalen Messeindustrie. 60 Prozent der Weltleitmessen werden in Deutschland veranstaltet oder aus Deutschland heraus organisiert. Für Unternehmen, die auf Fachmessen ausstellen, sind Messebeteiligungen das wichtigste Instrument ihrer B2B-Kommunikation.

Die Pandemie hat die Zukunft der Messewelt jedoch radikal verändert – die klassische Messe erfordert eine neue Definition. Doch wie kann die virtuelle Umsetzung aussehen? Welche Möglichkeiten bietet die Digitalisierung für die virtuelle Präsentation von Produkten und Dienstleistungen? Und wie kann eine hybride Umsetzung als Format der Zukunft aussehen.

Die Welt, in der wir leben und agieren, ist 3-dimensional. Warum soll man sich also mit weniger zufrieden geben? Hier ist die Digitalisierung in vielen Bereichen noch nicht angekommen. Mit einer 3-dimensionalen Präsentation kann die Qualität des virtuellen Nutzererlebnisses auf Augenhöhe mit dem Präsenzerleben wirken und so auch ein konsistentes hybrides Format für Events definieren.

Wie die Zukunft der Messen aussehen kann und welche Chancen und Möglichkeiten sich für alle Beteiligten eröffnen, wurde an diesem Abend auch anhand von Praxisbeispielen aufgezeigt.

https://www.mc-stuttgart-heilbronn.de/event/die-zukunft-der-messen/